Los briefings tienen la función de establecer el marco y la base de las iniciativas que van a definir el desarrollo del proyecto. Además, en sí mismos constituyen una función de control puesto que permitirán verificar si los resultados del trabajo se corresponden con los objetivos planteados.
Cuántas veces habremos escuchado si las soluciones planteadas están o no “en briefing”. Por este motivo los buenos briefings pueden ser la diferencia entre el éxito y el fracaso del proyecto. Podría decirse que la calidad de cualquier briefing está ligada directamente a la calidad de su resultado. A pesar de ello, es bien cierto que un buen equipo puede completar un briefing mal planteado, siempre que el responsable de ese briefing esté receptivo a mejoras.
Lamentablemente son todavía muchas las ocasiones donde no se toma el suficiente interés en su redacción dando por sobre-entendidos muchos aspectos y poniendo en peligro el éxito del proyecto.
REFLEXIONES PREVIAS
Los briefings te ayudarán a resolver enfoques, tanto si los estás utilizando interna o externamente. Puedes usarlos internamente si cuentas con un equipo para abordar el trabajo. Y más aún si estás involucrando a un tercero.
Antes de empezar a prepararlo, es conveniente considerar las siguientes cuestiones:
¿Cuál es el objetivo del briefing?
¿Qué puntos hay que tratar? Hay que aclarar los elementos constitutivos del asunto y puede que también sea necesario que hagas recomendaciones sobre cómo proceder. Hay que dar una idea de los puntos y consideraciones clave para que los responsables de la toma de decisiones estén mejor situados para llegar a una conclusión.
¿A quién va dirigido?
¿Qué necesitan saber? No todos los detalles son apropiados para todos los públicos; considera para quién los estás preparando. ¿Qué les interesa? Podría tener una estructura similar a esta:
- Objetivo: Una declaración de la cuestión o el problema en una o dos líneas, explicando claramente el objetivo del briefing.
- Cuerpo principal: Información sobre los antecedentes, la situación actual y las opciones disponibles para avanzar. La información debe ser concisa, objetiva, clara, fundamentada e imparcial. Si falta información o no está disponible, debe señalarse.
- Conclusión/Recomendaciones: Debes dejar al receptor con un mensaje claro y, en su caso, recomendaciones sobre cómo proceder. Ten en cuenta que algunas personas pasan directamente a la conclusión.
9 ASPECTOS FUNDAMENTALES DE UN BUEN BRIEFING
A pesar de que cada caso puede ser distinto, son 9 los aspectos principales que debería de incluir un buen briefing:
- Contexto
Definir el contexto en el que se actúa. Cuál es la compañía. Quién es. Qué hace. Cómo lo hace. Por qué es importante. Historia. Tamaño. Productos. Mercados. Sectores.
- Objetivo
Identificar el alcance del proyecto. Por qué se necesita esta colaboración. Cuáles son los objetivos del proyecto. Será colaboración total o parcial.
- Target
Describir del público objetivo, tal vez públicos secundarios. B2B o B2C. Cuál es la relación que tiene con la marca.
- Competencia
Señalar la competencia y ámbito de actuación. Qué es lo que ofrece. Es mejor o peor que lo que la marca ofrece. Proporcionar toda la información de que se disponga puesto que a menudo no es fácilmente accesible.
- Imagen y puntos de contacto
Cómo proyecta su imagen la marca. Cuáles son sus señas de identidad. Si es un briefing de diseño o creatividad proporcionar Manual de Marca. Listar o facilitar los puntos de contacto principales.
- Imperativos
Definir todo aquello que se considere de obligado cumplimiento en el desarrollo del proyecto. Si fuera oportuno, señalar también aquello que no se aceptaría.
- Entregables
Ser claro y preciso en los entregables que se espera recibir por parte del colaborador. Detallar y especificar cada uno de ellos.
- Presupuesto y Tiempo
Indicar si existe alguna limitación de presupuesto o fechas clave para la entrega de materiales durante y a la finalización del proyecto.
- Responsables y aprobaciones
Especificar quiénes serán los responsables en la interlocución y aprobación, así como los procesos previstos para la validación del material presentado.
CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN BRIEFING
Los buenos briefings representan una gran ventaja competitiva con respecto a los que no alcanzan ese nivel. No son solo un documento, son una herramienta que facilita una comunicación clara y exhaustiva desde el comienzo del proceso. Un briefing claro puede evitar cambios de última hora, malentendidos y objetivos contradictorios, todo lo cual se traducirá en tiempo y dinero muy valiosos.
Todos cumplen una serie de características que los convierten en un excelente punto de inicio:
- Son inspiradores. Involucran al colaborador y le motivan para dar lo mejor dejando espacio para sus aportaciones.
- Son resultado de esfuerzos compartidos. No parten de una persona aislada, sino que han sido desarrollados con una visión transversal dentro de la Compañía.
- Son fruto de la experiencia. Redactados o dirigidos por equipos seniors que conocen bien el potencial de cada uno de los recursos que en él se detallan.
- Son simples. Evitan la complejidad y saben sintetizar la información sin dejar nada relevante fuera.
- Son humanos. Obvian los tecnicismos para centrarse en el fondo de la cuestión de modo que pueda ser fácilmente interpretada.
En la mayoría de los casos, entrar en un proyecto sin un briefing es como volar a ciegas. En un contexto que requiere de agilidad es fundamental que el proceso de trabajo sea lo más eficiente posible. Y eso comienza con un briefing completo y bien planteado.
Decía el genial Oscar Wilde que “no hay una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión”. En un buen briefing se encuentra la primera oportunidad que no se debe desperdiciar para conseguir un excelente resultado.
Carlos Puig Falcó
CEO de Branward