QUÉ HAY DETRÁS DE UN BRIEFING EFECTIVO

El briefing es una de las herramientas más valiosas y paradójicamente más descuidadas que permiten lograr un buen trabajo. Significa una pequeña inversión en el presente que se cobra con creces en el futuro.

 Los briefings tienen la función de establecer el marco y la base de las iniciativas que van a definir el desarrollo del proyecto. Además, en sí mismos constituyen una función de control puesto que permitirán verificar si los resultados del trabajo se corresponden con los objetivos planteados.

Cuántas veces habremos escuchado si las soluciones planteadas están o no “en briefing”. Por este motivo los buenos briefings pueden ser la diferencia entre el éxito y el fracaso del proyecto. Podría decirse que la calidad de cualquier briefing está ligada directamente a la calidad de su resultado. A pesar de ello, es bien cierto que un buen equipo puede completar un briefing mal planteado, siempre que el responsable de ese briefing esté receptivo a mejoras.

Lamentablemente son todavía muchas las ocasiones donde no se toma el suficiente interés en su redacción dando por sobre-entendidos muchos aspectos y poniendo en peligro el éxito del proyecto.

9 ASPECTOS FUNDAMENTALES DE UN BUEN BRIEFING

A pesar de que cada caso puede ser distinto, son 9 los aspectos principales que debería de incluir un buen briefing:

  1. Contexto

Definir el contexto en el que se actúa. Cuál es la compañía. Quién es. Qué hace. Cómo lo hace. Por qué es importante. Historia. Tamaño. Productos. Mercados. Sectores.

  1. Alcance

Identificar el alcance del proyecto. Por qué se necesita esta colaboración. Cuáles son los objetivos del proyecto. Será colaboración total o parcial.

  1. Target

Describir del público objetivo, tal vez públicos secundarios. B2B o B2C. Cuál es la relación que tiene con la marca.

  1. Competencia

Señalar la competencia y ámbito de actuación. Qué es lo que ofrece. Es mejor o peor que lo que la marca ofrece. Proporcionar toda la información de que se disponga puesto que a menudo no es fácilmente accesible.

  1. Imagen y puntos de contacto

Cómo proyecta su imagen la marca. Cuáles son sus señas de identidad. Si es un briefing de diseño o creatividad proporcionar Manual de Marca. Listar o facilitar los puntos de contacto principales.

  1. Imperativos

Definir todo aquello que se considere de obligado cumplimiento en el desarrollo del proyecto. Si fuera oportuno, señalar también aquello que no se aceptaría.

  1. Entregables

Ser claro y preciso en los entregables que se espera recibir por parte del colaborador. Detallar y especificar cada uno de ellos.

  1. Presupuesto y Tiempo

Indicar si existe alguna limitación de presupuesto o fechas clave para la entrega de materiales durante y a la finalización del proyecto.

  1. Responsables y aprobaciones

Especificar quiénes serán los responsables en la interlocución y aprobación, así como los procesos previstos para la validación del material presentado.

CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN BRIEFING

Los buenos briefings representan una gran ventaja competitiva con respecto a los que no alcanzan ese nivel. Todos cumplen una serie de características que los convierten en un excelente punto de inicio:

  • Son inspiradores. Involucran al colaborador y le motivan para dar lo mejor dejando espacio para sus aportaciones.
  • Son resultado de esfuerzos compartidos. No parten de una persona aislada sino que han sido desarrollados con una visión transversal dentro de la Compañía.
  • Son fruto de la experiencia. Redactados o dirigidos por equipos seniors que conocen bien el potencial de cada uno de los recursos que en él se detallan.
  • Son simples. Evitan la complejidad y saben sintetizar la información sin dejar nada relevante fuera.
  • Son humanos. Obvian los tecnicismos para centrarse en el fondo de la cuestión de modo que pueda ser fácilmente interpretada.

Decía el genial Oscar Wilde que “no hay una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión”. En un buen briefing se encuentra la primera oportunidad que no se debe desperdiciar para conseguir un excelente resultado.

 

Carlos Puig Falcó

CEO de Branward

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